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よくある相談(Q&A)
住まいの基礎知識・「あんじゅ」

【分譲マンションの管理】

◯管理会社 - 管理会社との関係

 

マンション管理における管理会社の役割は?
管理組合から委託を受け、契約に沿って、管理業務の実務である事務管理業務、管理員業務、清掃業務、設備管理業務などを行うのが管理会社の役割です。
   管理業者は、マンション管理適正化法によって、国土交通省への登録が義務つけられています。(適正化法第44条)

 
標準管理委託契約書とは?
管理組合が管理会社に管理業務を委託する場合に取り交わす「管理委託契約の標準モデル」。正式名を「マンション標準管理委託契約書」と言い、昭和57年に建設省(現国土交通省)が作成し、平成15年4月、平成22年5月に改訂されました。

 
管理会社が業務を十分に行ってくれないが・・・
まず、管理委託契約書の内容を確認し、十分に行われていない業務の委託内容を確認してください。管理委託契約書には、委託業務に関する詳細が書かれた「業務仕様書」が付記されているのが通常です。管理会社への苦情の多くが各種業務仕様書内容が不十分で、仕事の範囲の不明確が原因となるものです。マンション標準管理委託契約書をみることも必要でしょう。実際の業務がその「業務仕様書」どおりに 行われていない場合は、管理組合が管理会社に業務の改善を申し入れましょう。

 
管理会社との契約内容を変更したいのだが・・・
まずは、変更したい理由と内容を具体的にします。理事会で管理委託契約書の内容
を確認し、なぜ変更が必要なのか、何をどう変更すべきかを十分に検討してください。そのうえで、管理会社契約の変更を申し出て、見積書を要請します。その際、数社の管理会社に見積もりの提出を依頼し、比較検討するといいでしょう。

管理会社を変えたいが、具体的にどのような手順を踏めばいい?
主な手順は以下のとおりです。マンションの管理は、そのマンションのことをよく知っている管理会社に委託するのが好ましい姿です。そのことを十分に踏まえ、どうしても変更する必要があるのかを十分に検討した上で、進めていくようにしましょう。
1. 管理会社の変更理由、変更するメリットとデメリットを理事会で十分に協議し、まずは理事全員の共通認識を形成する。
2. 管理委託契約書で管理会社変更の条件を確認する。契約期間中の中途解約については、個々の契約で内容が異なるので注意して確認しよう。
3. 総会で、理事会で検討した管理会社の変更理由、変更するメリットとデメリットを提案し、管理会社変更の準備を進めることの確認をとる。
4. 居住者へのアンケートなどを実施し、管理会社への委託内容について、削除したり付け加えるものがないかなどを検討し、新しい委託内容を決める。
5. 仕様書を作成し、複数の管理会社から見積もりを取って比較すると同時に、直接説明を聞いて、最も納得のできる会社を選択していく。
6. 総会に新しい管理会社とその委託契約内容を提案し、決議をとる。管理規約に特に取り決めがなければ、普通決議事項なので、区分所有者および議決権の各過半数の賛成で決議することができる。

管理会社との委託契約の期間は?
1~2年ごとの更新が多いようですが、個々の契約によって異なりますので管理委託契約書で確認してください。マンション標準管理委託契約書では、平成15年の改正で「更新契約時に重要事項説明が必要」「更新の申し入れ時期を3ヶ月前まで」と明記されるとともに自動更新条項削除されました。また契約期間が長いと、契約内容の変更が必要になったときに柔軟な対応がしにくくなるので注意が必要です。

管理会社と良好な関係を築くには?
まず、マンションの維持・管理の主体は管理組合であるということを区分所有者全員がしっかりと認識し、管理会社との役割分担を明確にすることが大切です。管理会社との関係がうまくいかなくなるケースとしては、役割分担が不明確なために行き違いや誤解が生じ、最初は小さかった亀裂が広がる例が多いようです。

管理会社が管理委託費の内訳を教えてくれない。どうすればよいか?
マンション管理業者は、管理業務委託契約を締結する場合に契約内容について、説明しなければならないことになっています。 (マンション管理適正化法第72条)委託内容を確認することは、管理組合にとって大変重要なことですので再度、明細の提示を依頼し、それでも応じないようであれば、専門機関に対策を相談したり、管理会社の変更を検討することも必要かもしれません。

管理会社へ全面委託していたが、あまりに管理費が高いので一部委託に変えたい。その方法を教えてほしい
まず、一部委託に切り替えても管理のレベルを維持できるかを検討する必要があります。この前提を満たせるなら、管理会社に委託している業務のうち、管理組合でできるものは何かを理事会で協議し、それ以外の業務を委託した場合の見積もりを管理会社に依頼します。そのうえで総会に提案し、決議をとります。管理規約に特に取り決めがなければ、普通決議で可決し、契約内容の変更を管理会社に申し入れます。 

管理会社の正しい選び方を教えて。
マンション管理業者は、国土交通大臣に登録することが義務付けられていますので、まず、その確認が必要です。(マンション管理適正化法44条)
   管理についての専門技術や専門知識を備え、管理実績が豊富で実践に役立つ情報やノウハウを蓄積していること。良きパートナー、良きアドバイザーとして良好な信頼関係が築けること。これが管理会社を選ぶときのポイントと言えます。

自主管理に切り替えたいのだが・・・
管理委託料が不要になり管理費が安くなるからという理由だけで、安易に自主管理への切り替えを行うのは考えものです。マンションの管理には専門的な知識と多様な業務が伴います。自主管理への切り替えは、慎重に検討しなければなりません。

自主管理のポイントを教えてください
自主管理とは、管理会社の力を借りず、管理組合が管理業務ごとに直接業者に発注したり、日常清掃などの区分所有者が分担して行えることは自分たちで行うことで、必要な管理業務を遂行していくものです。この自主管理に切り替えるには、理事長や理事はもちろん、各区分所有者にかなりの負担がかかります。そのことをよく認識し、区分所有者全員の意思統一を図ることが不可欠となります。

管理員がきちんと仕事をしてくれないのだが・・・
まず、委託業務の内容を明示する「業務仕様書」の内容と、管理員の勤務時間、業務の範囲などを記録した「実施報告書」を照らし合わせ、契約どおりの仕事がなされているかどうかをチェックしてください。チェックの結果、契約通りの業務がなされていないことが判明すれば、管理会社に改善を申し入れます。それでも改善が認められない場合は、管理員の変更を管理会社に要求することになります。

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