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◯管理組合の運営 - 総会の運営

 

総会は、1年に何回ぐらい開くべきなのか?
少なくとも毎年1回、一定時期に開く必要があります(区分所有法34条2項)。それは、前年度の会計報告、業務報告を行い、今年度の予算案および業務計画案を決議しなければならないからです。またこうした定期的に開かれる通常総会のほかにも、総会で決議する必要がある事項が発生した場合には、管理者(一般的には理事長)は理事会の決議を受け、適宜、臨時総会を開催することができます。

 
総会における議決権について教えて
規約に別の定めがない限り、専有部分の床面積の割合による持ち分を「議決権」としています(区分所有法38条・14条)。区分所有法では、総会の決議はすべて区分所有者の数と議決権の両方の基準で行い、両方の基準で可決した場合のみ有効であるとしています(区分所有法39条1項)。それは、各戸の専有面積にかなりのばらつきがあったり、一人で複数の住戸を所有していたり、逆に数人で一つの住戸を共有していたりで、区分所有者の数とそれぞれの共有持ち分の割合が一致していない場合、両方の基準で決議しないと公平性が保てないという考えに基づいているからです。

 
総会議事録はどのように作成したらいい?
総会の議事については、議長が書面又は電磁的記録により議事録を作成しなければなりません(区分所有法42条1項)。議事録には、議事の経過の要領(開会、議題、議案、討議内容、評決方法および閉会など)と、その結果(評決の結果)を記載又は記録します。そして、議長と総会に出席した組合員2名が、その記載内容に間違いや抜けがないかを確認し、署名押印を行います(区分所有法42条3項・標準管理規約49条2項)。もし議事録を作成しなかったり、記載もしくは記録すべき事項を記載もしくは記録していなかったり、また虚偽の記載もしくは記録を行っていた場合は、理事長や議長、理事などが20万円以下の過料に処せられます(区分所有法71条3号)。

 
総会の招集はどのようにすればいいか?
管理組合の総会は、管理者(一般的には理事長)が、区分所有者全員に呼びかけて開催します。区分所有法で、「集会の招集の通知は、会日よりも少なくとも1週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。」(区分所有法35条)となっています。居住していない区分所有者へ連絡し、委任状を郵送してもらうことも多いので、開催日の2週間前には議案書、委任状(代理人選任通知書)、議決権行使書、出欠確認書などを添えて通知を出すことが望ましいでしょう。

総会の出席者が少ないが、どのようにしたらいいか?
日常的に管理組合の業務や維持保全の現状について広報活動し、管理組合員としての意識を高めることです。また、自治会のような組織で居住者同士の親睦ができるような楽しい行事を、管理組合活動と併せて行うといいでしょう。居住者間に親密なコミュニケーションがあると、総会にも出席しやすくなるでしょう。

役員ではないが、総会を招集できるか?
原則として、区分所有者および議決権の各1/5以上の賛成があれば、管理者(一般的に理事長)に総会の招集を請求できます(区分所有法34条3項)。その請求から2週間以内に、管理者が4週間以内の開催予定日を指定して総会招集の通知を行わない場合、総会の招集を請求した区分所有者が総会を招集できます(区分所有法34条4項)。

総会の成立要件および議事の決定方法は?
区分所有法では総会の成立要件については特に定められていませんが、標準管理規約47条では総議決権の半数以上の組合員の出席が総会成立の条件とされており、それに準じた内容が管理規約に盛り込まれているマンションが多いと思われます。なお、ここでいう総議決権の半数とは、書面や代理人による議決権の行使も出席とみなします。議事の決定方法は、基本的に区分所有者および議決権の各過半数の賛成で決定する「普通決議事項」と、区分所有者および議決権の各3/4以上の賛成が必要な「特別決議事項」があります。また、区分所有者全員の書面又は電磁的 方法による合意は、書面又は電磁的方法による決議とみなされます(区分所有法45条)。

区分所有者でない者が総会に出席できるか?
原則として、総会に出席できるのは区分所有者ですが、 
区分所有者の承諾を得て専有部分を占有する者(会議の目的について利害関係を有する場合)(区分所有法44条)
区分所有者が代理人に選任した者(区分所有法39条2項)
理事会が必要であると認めた者(管理会社 管理人など)は区分所有者でなくても出席が可能です。(標準管理規約45条1項)

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