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【分譲マンションの管理】

◯管理組合の運営 - 理事会の運営

 

管理組合の理事会は、何のために、誰が開くのか?
理事会は、管理組合の業務を行う業務執行機関。管理組合の最高意志決定機関である総会で話し合う議案の内容などを審議するために、また日々の細々とした問題に対応するために、理事長が開催します。各マンションによって異なりますが、1カ月に1回程度の割合で通常理事会を開催しているケースが多いようです。必要に応じて、理事長は臨時理事会を招集することもできます。

 
管理組合の理事、理事長は、どのようにして選出すればいいか?
管理組合の役員を経験することにより、管理組合に対する組合員自身の意識が育成される面があることから、組合員全員が、一度は役員になることが望ましいと思われます。その方法としては、順番制、推薦制、抽選制で選ぶことが多く、一部では立候補制がとられています。区分所有法では、理事や理事長の選出方法については触れられていません。したがって各管理組合の事情に合わせて、人数や任期、選出方法を決めればいいのです。こうした選出方法を含め、管理組合の業務や運営をもっと具体的に取り決めるための「○○マンション管理組合運営規定」などを別に定めている事例もあります。

 
理事にはどのような種類があるか?
マンションの規模、管理形態、運営方法などによっても異なりますが、通常、管理者である「理事長」、理事長の補佐である「副理事長」のほか、たとえば次のような役職名で、職務を分担しているマンションが多いようです。役職としては、総務、広報、建築、環境整備、駐車場、集会所などの担当があります。

 
管理組合の理事の人数は何人くらいが適当か?
標準管理規約のコメント第35条関係をもとにすると、10~15戸に1名ぐらいが一つの目安となります。ただ総戸数の少ないマンションでも、最低3名程度は必要でしょう。逆に、総戸数の多いマンションでは20名程度を上限と考えるといいでしょう。

理事のなり手がなくて困っている。よい方法はないか?
できるだけ多くの人に理事になってもらい、管理の重要性を認知してもらう意味も込め、フロアごとに代表を立ててもらい、理事を引き受けてもらってはどうでしょうか。その際、階数や列など、できるだけ居住条件が異なる住戸の居住者が理事になるようにするのも一法です。

理事のなり手がないので、占有者(賃借人)にも理事をやってもらえるか?
占有者がダイレクトに理事になれるという解釈は、管理組合が区分所有者の団体であるとする区分所有法の原則と矛盾してきます。したがって占有者を理事にする場合は、区分所有者の代理人として権利を委任された場合とする前提条件が必要です。

理事の任期は何年ぐらいが適当か?
2年程度とし、半数ずつ改選するのが望ましいでしょう。理事の任期について判断するポイントは、専門性と継続性です。理事会の業務内容の難しさから判断すると2年任期で半数改選が理想といえます。 

理事会に管理会社の担当者は出席した方がいいか?
管理会社との契約内容や理事会の内容によって異なります。一般的に管理組合は、管理の実務を管理会社に委託しますが、委託業務の範囲内で報告を受ける必要がある場合は、理事会に参加してもらいましょう。また理事会は、管理会社をチェックしたり、比較検討する場、という側面もあります。忌憚ない意見を出し、話し合いをするために、管理会社の出席はない方がいいケースもあるでしょう。

理事会の議事録も総会の議事録と同じように残しておくべきか?
まず管理規約を調べてみてください。一般的には、標準管理規約第53条に準じて、理事会議事録の作成を義務づけているケースが多いはずです。そして、「議長(理事長)、及び議長の指名する2名の理事会に出席した理事で記名押印し、組合員又は、利害関係人の書面による請求があった時は、議事録の閲覧をさせなければならない」と定められているのが通常です。総会議事録と違って、理事会議事録は法的に作成を義務づけられているものではありませんが、仮に管理規約に記載がなくても、大事な問題を話し合う理事会の内容は記録し、残しておくのがよいでしょう。

専門委員会とは?
大規模修繕や管理規約の変更、ペット問題やフローリング問題の解決など、業務が長く複数年度にまたがる場合、一般的に1年~2年任期の理事会では動きがとりにくいケースがあります。そんなとき、特定の業務の遂行や問題解決を目的に、年度を 越えた機関として構成されるのが、専門委員会の一般的な姿です。

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